Teilen und Brain-Zugriff

Im Abschnitt Teilen der Workspace-Einstellungen stehen zwei Schalter: einer für das Teilen von Chats und einer für den Zugriff der Admins auf Brains. Eine Freigabe gilt in Custodos immer nur innerhalb des Workspace und nur zum Lesen. Öffentliche Links gibt es nicht.

Die Schalter umlegen

Einstellungen öffnen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt Teilen.

Der Bereich «Teilen» mit den Schaltern «Chats teilen erlauben» (ein) und «Admins haben Zugriff auf alle Brains» (aus).

Schalter wählen

Legen Sie Chats teilen erlauben oder Admins haben Zugriff auf alle Brains um. Der Text unter dem Schalter beschreibt den neuen Zustand. Die Änderung gilt sofort.

Beide Schalter werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten, in beide Richtungen: als «Teilen von Chats geändert» und «Admin-Zugriff auf Brains geändert».

Chats teilen erlauben

In einem neuen Workspace ist der Schalter eingeschaltet.

Ein: Mitglieder können einen Chat über Teilen für Bestimmte Personen oder Alle im Workspace freigeben. Die Freigabe ist live: Wer sie hat, liest auch neue Nachrichten. Angehängte Dateien bleiben bei der Person, die den Chat führt, sichtbar ist nur ihr Name. Wer weiterarbeiten möchte, erstellt mit Kopie erstellen und fortsetzen einen eigenen Chat mit dem Verlauf und den erzeugten Dateien, aber ohne die angehängten Dokumente.

Aus: Der Knopf Teilen verschwindet aus den Chats, die Liste Mit mir geteilt bleibt leer, und bestehende Freigaben sind sofort nicht mehr abrufbar. Sie bleiben gespeichert und gelten wieder, wenn Sie das Teilen erneut erlauben. Kopien, die schon erstellt wurden, gehören der Person, die sie erstellt hat, und bleiben erhalten.

Der Schalter betrifft nur Chats. Brains und Agenten werden weiterhin über ihre eigenen Freigaben geteilt.

Chat	Person, die den Chat führt	Person mit Freigabe	Admin ohne Freigabe
Lesen	Ja	Ja, solange Teilen erlaubt ist	Nein
Darin schreiben	Ja	Nein, nur in einer eigenen Kopie	Nein
Angehängte Dateien öffnen	Ja	Nein, nur der Name ist sichtbar	Nein
Freigabe ändern, umbenennen, löschen	Ja	Nein	Nein

Admins können private Chats anderer Mitglieder nicht lesen. Sie sehen Verbrauch und Kosten, nie Nachrichteninhalte.

Admins haben Zugriff auf alle Brains

Ein: Workspace-Admins können jedes Brain öffnen, bearbeiten und freigeben, auch Brains mit dem Zugriff Nur bestimmte Personen.

Aus: Wer ein Brain erstellt, entscheidet, ob die Admins Zugriff haben. Sonst sind Admins gewöhnliche Mitglieder. Sie nutzen Brains für Alle im Workspace wie alle anderen und sehen eingeschränkte Brains nur, wenn sie hinzugefügt wurden. Die erstellende Person kann die Admins als Gruppe einbeziehen:

beim Erstellen eines Brains mit Nur bestimmte Personen über den Schalter Workspace-Admins einbeziehen,
später im Dialog Freigeben des Brains über die Zeile Workspace-Admins.

Das gibt allen aktuellen und künftigen Admins vollen Zugriff auf dieses eine Brain.

Der Dialog «Freigeben» des Kanzleihandbuchs mit «Alle im Workspace», Lea Keller als Erstellerin und dem Schalter «Workspace-Admins».

In neuen Workspaces ist der Schalter aus. Workspaces, die schon vor Mitte September 2026 bestanden, haben ihn eingeschaltet behalten. Schalten Sie ihn aus, verlieren die Admins sofort den Zugriff auf jedes Brain, das ihnen nicht selbst freigegeben wurde.

Brain	Schalter ein	Schalter aus
Selbst erstellt	Voller Zugriff	Voller Zugriff
Alle im Workspace	Admins: voller Zugriff	Admins: nutzen wie alle, bearbeiten nur mit Freigabe oder als Gruppe einbezogen
Nur bestimmte Personen	Admins: voller Zugriff	Admins: sehen es nicht, ausser sie wurden hinzugefügt oder als Gruppe einbezogen

Verlässt die erstellende Person den Workspace und kann niemand sonst das Brain bearbeiten, geht es an die Admins über. Das Aktivitätsprotokoll zeigt dann «Brain an die Admins übergegangen». Freigaben, die der Person selbst erteilt wurden, werden beim Entfernen gelöscht.

Wie Brains geteilt werden und was Bearbeitende und Lesende dürfen, steht unter Zugriff und Freigabe.

Best Practices

Klären Sie vor den ersten Brains, ob Admins überall hineinsehen sollen. Für Personaldossiers oder Geschäftsleitungsunterlagen ist «die erstellende Person entscheidet» meist die richtige Wahl.
Geben Sie jedem wichtigen Brain mindestens eine zweite Person mit Kann bearbeiten, damit es nicht an einer Person hängt.
Lassen Sie das Teilen von Chats eingeschaltet, solange keine Mandatsvereinbarung dagegen spricht. Geteilte Chats sparen Erklärungen.
Sagen Sie dem Team, dass eine Freigabe live ist: Spätere Nachrichten im selben Chat sind ebenfalls lesbar.