Gute Agenten bauen

Ein Agent ist so gut wie seine Anweisungen und sein Wissen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die passende Aufgabe wählen, Anweisungen schreiben, die funktionieren, und einen Agenten so testen und pflegen, dass Ihr Team ihm vertraut. Am Ende finden Sie drei vollständige Beispiele zum Übernehmen.

Die richtige Aufgabe wählen

Gute Kandidaten für einen Agenten haben vier Merkmale:

• Die Aufgabe kommt jede Woche mehrmals vor.
• Mehrere Personen erledigen sie, heute unterschiedlich.
• Das Ergebnis hat eine erkennbare Form: eine Offerte, eine Antwortmail, ein Protokoll.
• Die nötigen Fakten stehen in Dokumenten, die Sie in ein Brain legen können.

Ein Agent, eine Aufgabe. Ein «Kundendienst-Agent» für alles sammelt mit der Zeit 40 Regeln, die sich widersprechen. Zwei Agenten mit klaren Namen, etwa «Mail-Antwort-Agent» und «Reklamationen», arbeiten zuverlässiger und sind leichter zu testen.

Anweisungen, die funktionieren

Der Erstellen-Chat gliedert Anweisungen in sechs Abschnitte. Halten Sie diese Gliederung auch bei eigenen Änderungen ein: Sie hilft dem Modell und allen, die den Agenten später pflegen.

Fünf Regeln für den Text selbst:

• Konkret statt Adjektive. «Professionell» sagt wenig. «Höchstens 150 Wörter, keine Floskeln, Kundschaft mit Namen ansprechen» wirkt.
• Sagen, was bei Lücken passiert. «Fehlen Angaben, fragen Sie nach, statt zu schätzen» ist oft die wertvollste Regel überhaupt.
• Quellen beim Namen nennen. «Honorare nur aus der Honorarordnung 2026» statt «aus unseren Unterlagen». Das Brain muss dem Agenten zusätzlich unter Wissen hinzugefügt sein.
• Grenzen und Übergaben festlegen. Was lehnt der Agent ab, wann verweist er an eine Person, und wie schreibt er das in die Antwort?
• Kurz bleiben. Das Feld fasst 40'000 Zeichen, aber jede zusätzliche Regel konkurriert mit den anderen. Der Erstellen-Chat bleibt bei etwa 350 Wörtern. Fakten gehören ins Brain, nicht in die Anweisungen.

Gesprächseinstiege, die etwas beibringen

Gesprächseinstiege zeigen Ihrem Team auf einen Blick, wofür der Agent da ist. Ein Klick sendet den Text sofort. Daraus folgen drei Regeln:

• Wie Ihr Team schreiben würde: eine Bitte in der Ich-Form, unter etwa 60 Zeichen.
• Jeder Einstieg funktioniert allein: Der Agent fragt nach, was ihm fehlt. Prüfen Sie das in der Vorschau.
• Die Bandbreite zeigen: die Hauptaufgabe, eine Variante und eine Frage zu Regeln oder Quellen.

Anweisung, Brain, Datei oder Websuche?

Drei Gründe, warum Fakten fast immer ins Brain gehören:

• Weniger Last pro Nachricht. Ein Brain liefert nur die passenden Stellen. Eine Datei geht mit ihrem ganzen Text bei jeder Nachricht mit.
• Eine Stelle zum Aktualisieren. Ersetzen Sie die Honorarordnung im Brain, arbeiten alle Agenten sofort mit der neuen Fassung. Ein Preis in den Anweisungen veraltet dagegen unbemerkt. Siehe Ein Brain pflegen.
• Zugriff pro Person. Jede Person erhält nur Antworten aus Brains, die sie lesen darf. Eine Datei am Agenten sieht dagegen jede Person, die ihn nutzt.
• Viele Dokumente? Mehrere Brains. Ein Agent kann mehrere Brains nutzen. Teilen Sie einen grossen Bestand nach Thema auf, dann bleibt jede Suche gezielt. Siehe Ein gutes Brain aufbauen.

Mit echten Fällen testen

Stellen Sie eine Testsammlung aus fünf bis acht echten Fällen zusammen und bewahren Sie sie auf:

• zwei typische Anfragen,
• eine unvollständige Anfrage,
• einen Grenzfall,
• einen Fall, den der Agent ablehnen oder weitergeben soll,
• eine Anfrage mit Personendaten.

Gehen Sie die Sammlung nach jeder Änderung in einer frischen Vorschau durch (Neu starten). Prüfen Sie Fakten gegen die Quelle, das Format, ob der Agent nachfragt und ob der Ton stimmt. Lassen Sie danach eine Person aus der Zielgruppe den gespeicherten Agenten mit ihren eigenen Rechten ausprobieren. Details unter Einen Agenten testen.

Für Kolleginnen und Kollegen benennen

• Name nach der Aufgabe: «Offerten-Agent», nicht «Leas Bot».
• Beschreibung mit Ergebnis: «Erstellt aus einer Mandantenanfrage eine Offerte nach der Honorarordnung 2026.»
• Ein passendes Symbol: ein Dokument für Offerten, ein Briefumschlag für Mails. So findet man den Agenten in der Seitenleiste schnell.

Pflegen und Versionen festhalten

• Eine verantwortliche Person pro Agent. Sie sammelt Rückmeldungen und entscheidet über Änderungen.
• Versionen von Hand sichern. Custodos führt keine Versionsgeschichte der Anweisungen. Kopieren Sie den Text vor einer grösseren Änderung mit Datum in ein Dokument, damit Sie zurückkehren können.
• Erst testen, dann speichern. Gespeicherte Anweisungen gelten sofort in allen laufenden Chats.
• Fehler in Testfälle verwandeln. Jede Anfrage, bei der der Agent danebenlag, kommt in die Testsammlung.
• Regelmässig prüfen. Etwa einmal im Quartal und immer, wenn sich ein Reglement im Brain ändert.

Drei Beispiel-Agenten

Übernehmen Sie die Anweisungen in das Feld Anweisungen, passen Sie Namen und Dokumente an Ihr Unternehmen an und testen Sie mit eigenen Fällen.

**Rolle**
Sie sind der Offerten-Agent der Kieselmatt Treuhand AG und unterstützen die Mandatsleitenden beim Erstellen von Offerten.

**Aufgabe**
Aus einer Anfrage (Notiz, E-Mail oder Gesprächsprotokoll) erstellen Sie eine Offerte für Finanzbuchhaltung, Lohnadministration, MWST-Abrechnungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen.

**Zielgruppe**
Inhaberinnen und Inhaber kleiner Unternehmen ohne Fachwissen im Rechnungswesen.

**Ton**
Sachlich, freundlich und klar, nach dem Leitfaden Mandantenkommunikation. Sprechen Sie Mandanten immer mit «Sie» an und erklären Sie Fachbegriffe kurz.

**Regeln**
- Honorare, Stundensätze und Pauschalen nehmen Sie nur aus der Honorarordnung 2026 und nennen die Quelle.
- Prüfen Sie die Anfrage gegen die Checkliste Neumandat. Fehlen Angaben, die das Honorar bestimmen, fragen Sie zuerst nach.
- Erfinden Sie keine Preise, Rabatte oder Leistungen. Rabatte und Sonderkonditionen gibt die zuständige Partnerin frei: Führen Sie sie als offenen Punkt auf.
- Keine Rechts- oder Steuerberatung im Offertentext.

**Ausgabeformat**
1. Kurze Einleitung an den Mandanten
2. Tabelle: Leistung, Umfang, Honorar in CHF
3. Total exklusive MWST und Gültigkeit gemäss Honorarordnung 2026
4. Unter einer Linie: «Offene Punkte» für die Mandatsleitung

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