Datenschutz im Arbeitsalltag

Custodos schützt Personendaten technisch: Erkannte Angaben werden pseudonymisiert, Modelle laufen in der Region, die Ihr Admin festlegt, und heikle Gespräche lassen sich im Sicherheitsmodus führen. Den Rest machen Gewohnheiten aus. Diese Seite fasst die wichtigsten zusammen, für Mitglieder und für die Person, die im Team die Regeln festlegt.

Was in einen Chat gehört und was nicht

Nehmen Sie nur mit, was die Aufgabe braucht. Für eine Mail über fehlende Unterlagen braucht das Modell weder Geburtsdatum noch AHV-Nummer.

Pseudonymisierung richtig nutzen

Im Schutzmodus Pseudonymisieren, der Empfehlung für die meisten Workspaces, ersetzt Custodos erkannte Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, AHV- und Kartennummern vor dem Senden durch Platzhalter. In der Antwort setzt es die echten Werte wieder ein. Was Ihr Workspace einstellt, sehen Sie in Kontoeinstellungen unter So werden Ihre Daten hier behandelt.

So gehen Sie damit um:

• Schauen Sie auf den Hinweis unter dem Eingabefeld. Er zeigt, wie viele Werte erkannt wurden. Ein Klick öffnet die Liste.
• Rechnen Sie mit Lücken bei Namen. Ein Nachname ohne Vornamen oder Anrede kann übersehen werden, Firmennamen werden in der Regel nicht erkannt. Schreiben Sie «Frau Keller» statt «Keller». Oder öffnen Sie die Liste über den Hinweis und ergänzen Sie den Wert mit Hinzufügen, auch indem Sie ihn in Ihrer Nachricht markieren. Ein so ergänzter Wert wird im ganzen Chat pseudonymisiert, auch in Anhängen.
• Lassen Sie Wiederkehrendes als Regel anlegen. Mandantennamen, Kundennummern oder Projektnamen kann ein Admin unter Einstellungen bei Eigene Regeln hinterlegen, etwa als Exakter Text oder Präfix + Ziffern. Dann muss niemand daran denken.
• Nutzen Sie Original senden nur mit Grund. Wird ein Produkt- oder Firmenname fälschlich als Name erkannt, können Sie ihn für diesen Chat mit Original senden unverändert schicken.
• Prüfen Sie im Zweifel nach. Wurde in Ihrer Nachricht etwas pseudonymisiert, zeigt Zeigen, was das Modell erhalten hat darunter genau, was das Modell gesehen hat.

Wie die Erkennung im Detail funktioniert und wo ihre Grenzen liegen, steht unter So funktioniert die Pseudonymisierung.

Wann der Sicherheitsmodus passt

Der Sicherheitsmodus ist für Gespräche, bei denen nichts dem Zufall überlassen bleiben soll. Sie schalten ihn in einem neuen Chat mit dem Schloss im Eingabefeld ein, sofern Ihr Admin ihn anbietet. Dann gilt:

• Es arbeitet nur das Modell, das Ihr Admin dafür gewählt hat. Die Modellauswahl ist gesperrt.
• Pseudonymisierung ist immer aktiv, auch wenn der Workspace sonst auf Aus steht.
• Es gibt keine Websuche und keine Bilder, und das Modell sucht nicht selbst in Outlook oder Cloud-Speichern.
• Original senden ist deaktiviert.

Nach der ersten Nachricht lässt sich der Modus in diesem Chat nicht mehr ausschalten. Überlegen Sie sich also vor dem Start, ob ein Gespräch sensibel wird. In Treuhandbüros und Kanzleien lohnt es sich, dass neue Chats automatisch im Sicherheitsmodus starten. Das stellt ein Admin ein. Siehe Sicherheitsmodus.

Mandatsdaten und Berufsgeheimnis

Arbeiten Sie unter einem gesetzlichen Berufsgeheimnis oder einer vertraglichen Geheimhaltung, klären Sie mit Ihrer eigenen Rechts- oder Datenschutzberatung, ob und unter welchen Bedingungen Sie Mandatsdaten mit Custodos bearbeiten. Bringen Sie dafür mit:

• den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutzerklärung von Custodos,
• die Verarbeitungsregion Ihres Workspace und wo die freigegebenen Modelle laufen, siehe Wo Ihre Daten liegen,
• Ihre Einstellungen zu Schutzmodus, Sicherheitsmodus und Aufbewahrung.

Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest, zum Beispiel als kurze interne Regel, und teilen Sie es mit dem Team. Antworten auf typische Fragen von IT und Datenschutz stehen unter Fragen von IT und Datenschutz.

Anhänge, Bilder und Screenshots

• Dokumente wie PDF, Word oder Excel werden genauso geprüft wie Ihre Nachricht. Im Modus Pseudonymisieren gehen erkannte Werte als Platzhalter an das Modell.
• Bilder und Screenshots lassen sich nicht prüfen. Was auf einem Bild steht, sieht das Modell unverändert. Schneiden Sie Namen, Kontonummern und Adressen vorher weg oder schwärzen Sie sie. Im Schutzmodus Blockieren und im Sicherheitsmodus können Sie deshalb gar keine Bilder anhängen.
• Gescannte PDFs ohne Textebene kann der Chat nicht lesen. Hängen Sie die Seiten als Bilder an, mit derselben Vorsicht wie bei Screenshots.

Websuche

Bei einer Websuche geht nur die Suchanfrage, die das Modell formuliert, an den Suchdienst, nie der Chatverlauf. Enthält eine Anfrage eine AHV-, IBAN-, Karten- oder UID-Nummer, sendet Custodos sie im Modus Pseudonymisieren oder Blockieren nicht. Trotzdem gilt: Lassen Sie nicht nach Privatpersonen oder Mandanten mit Namen suchen, wenn das nicht nötig ist. Im Sicherheitsmodus wird nie gesucht. Siehe Websuche.

Chats teilen mit Bedacht

Ein geteilter Chat ist nur lesbar, und das auch für neue Nachrichten, die Sie später schreiben. Angehängte Dateien bleiben bei Ihnen, andere sehen nur ihre Namen.

• Teilen Sie mit Bestimmte Personen statt mit Alle im Workspace, wenn der Chat Mandatsdaten enthält.
• Starten Sie für ein neues, sensibles Thema einen eigenen Chat, statt es in einem geteilten weiterzuführen.
• Heben Sie die Freigabe mit Nur ich auf, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.

Admins können das Teilen für den ganzen Workspace ausschalten. Siehe Chats teilen und finden.

Brains und Integrationen

• Ein Brain hat eine eigene Datenschutzstufe, unabhängig vom Schutzmodus des Workspace. Legen Sie Unterlagen mit Personendaten nur in Brains mit der passenden Stufe und dem passenden Zugriff. Siehe Ein gutes Brain aufbauen.
• E-Mails aus Outlook und Dateien aus Cloud-Speichern werden im Chat wie Anhänge geprüft. Ihre Verbindung gehört nur Ihnen, niemand sonst kann darüber zugreifen.

Aufräumen

• Löschen Sie Chats, die Sie nicht mehr brauchen, über das Menü des Chats in der Seitenleiste.
• Admins können unter Einstellungen bei Aufbewahrung festlegen, dass Konversationen nach einer bestimmten Anzahl Tage automatisch gelöscht werden.

Häufige Fragen

Nächste Schritte