KI im Team einführen

Ein KI-Werkzeug einzuschalten dauert fünf Minuten. Dass ein Team es nach einem Monat noch täglich nutzt, braucht einen Plan. Dieser Leitfaden ist für kleine Firmen geschrieben: eine Person führt, zwei Aufgaben machen den Anfang, und nach 30 Tagen entscheiden Sie mit Zahlen, wie es weitergeht. Das Beispiel ist die fiktive Kieselmatt Treuhand AG mit 18 Mitarbeitenden.

Eine verantwortliche Person

Bestimmen Sie eine Person, die die Einführung führt. In kleinen Firmen ist das selten die IT, sondern jemand, der die Abläufe kennt und im Team Gehör findet. Bei Kieselmatt ist es Lea Keller, Leiterin Buchhaltung. Sie braucht die Rolle Admin in Custodos und etwa zwei Stunden pro Woche im ersten Monat.

Ihre Aufgaben:

• den Workspace einrichten und die Spielregeln festlegen,
• die ersten Anwendungsfälle auswählen und vorbereiten,
• Fragen beantworten oder an die Champions verteilen,
• nach 30 Tagen auswerten und entscheiden.

Ab etwa zehn Personen helfen Champions: eine Person pro acht bis zehn Mitarbeitenden, die Custodos früh ausprobiert, im Team Fragen beantwortet und gute Beispiele sammelt.

Erste Anwendungsfälle finden

Beginnen Sie nicht mit «alles, was KI kann», sondern mit Aufgaben, die heute Zeit kosten. So gehen Sie vor:

1. Fragen Sie das Team oder die Champions nach fünf Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen und hauptsächlich aus Lesen, Schreiben oder Zusammenfassen bestehen.
2. Schätzen Sie für jede, wie viel Zeit sie im Monat kostet.
3. Bewerten Sie den Nutzen (1 bis 3) und den Aufwand bis zum ersten guten Ergebnis (1 bis 3). Aufwand steigt, wenn zuerst Dokumente gesammelt werden müssen oder die Daten sensibel sind.
4. Starten Sie mit hohem Nutzen und kleinem Aufwand. Nehmen Sie höchstens zwei Aufgaben in den ersten Monat.

So sah die Liste bei Kieselmatt aus:

Passende Anleitungen finden Sie bei den Anwendungsfällen, zum Beispiel Offerten mit einem Agenten schreiben und Ein Handbuch für das ganze Team.

Der 30-Tage-Plan

Kickoff in 45 Minuten

Zeigen Sie im Kickoff eine echte Aufgabe aus Ihrem Alltag, keine Spielerei. Und sagen Sie ausdrücklich, dass Admins keine Chat-Inhalte sehen, nur Verbrauch und Kosten. Das nimmt vielen die Scheu.

Nachrichten zum Kopieren

Passen Sie Namen, Daten und Aufgaben an und schicken Sie die Nachrichten per Teams, Slack oder Mail.

Ankündigung, eine Woche vor dem Kickoff

Liebes Team

Ab nächster Woche arbeiten wir mit Custodos, einem KI-Arbeitsbereich für Texte, Dokumente und Fragen. Wir starten mit einer Aufgabe, die uns allen Zeit kostet: Mails an Mandanten wegen fehlender Unterlagen.

Am Dienstag, 6. Oktober, um 9 Uhr zeigen wir in 45 Minuten, wie das geht. Bitte bringen Sie Ihren Laptop und eine Mail mit, die Sie diese Woche schreiben müssen.

Ihre Daten bleiben geschützt: Namen und Kontonummern werden vor der Verarbeitung durch Platzhalter ersetzt, und niemand in der Firma kann Ihre Chats lesen.

Fragen vorab an Lea Keller.

Einladung und Spielregeln, direkt nach dem Kickoff

Die Einladung zu Custodos ist in Ihrem Postfach. Sie ist 7 Tage gültig, bitte heute noch annehmen.

Unsere Spielregeln:

1. Custodos ist für Entwürfe, Zusammenfassungen und Recherchen da. Was nach aussen geht, prüfen Sie selbst.
2. Mandats- und Personaldossiers bearbeiten Sie nur im Sicherheitsmodus (Schloss im Eingabefeld).
3. Passwörter und Zugangsdaten gehören nie in einen Chat.
4. Screenshots mit Namen oder Kontonummern schwärzen Sie vorher.

Fragen und gute Beispiele bitte in den Kanal KI-Fragen. Ansprechpersonen sind Lea Keller und Tobias Frei.

Tipp der Woche, in Woche 2

Tipp der Woche: Hängen Sie Unterlagen als Datei an, statt Text hineinzukopieren. Die Datei bleibt im ganzen Chat verfügbar, und Sie können immer wieder dazu fragen.

Neu: Im Brain «Kanzleihandbuch» liegen Honorarordnung, Spesenreglement und unsere Abläufe. Wählen Sie im Eingabefeld unter «Brain» das Kanzleihandbuch aus und fragen Sie zum Beispiel «Wie hoch ist die Kilometerpauschale?». Die Antwort nennt die Quelle.

Umfrage, in Woche 4

Nach vier Wochen Custodos möchten wir wissen, wie es läuft. Bitte beantworten Sie bis Freitag drei Fragen, es dauert zwei Minuten:

1. Wie viel Zeit hat Ihnen Custodos in einer typischen Woche gespart: keine, unter 30 Minuten, 30 bis 60 Minuten, mehr als eine Stunde?
2. Bei welcher Aufgabe hilft es Ihnen am meisten?
3. Was fehlt oder stört?

Erfolg messen

Die Seite Verbrauch ist nur für Admins sichtbar und zeigt, ob Custodos genutzt wird, nie was darin steht.

Drei Hinweise zum Lesen:

• «Dieser Monat» beginnt am Abrechnungstag Ihres Workspace, nicht unbedingt am Monatsersten.
• Credits messen Aktivität, nicht Nutzen. Wer mit einem günstigen Modell arbeitet, verbraucht wenig und kann trotzdem viel Zeit sparen. Deshalb gehört die Umfrage dazu.
• Wird der Pool knapp, finden Sie unter Credits und Verbrauch, wie Monatsbudgets pro Person und zusätzliche Plätze funktionieren.

Häufige Stolpersteine

• Niemand ist zuständig. Ohne verantwortliche Person verläuft die Einführung nach dem Kickoff im Sand.
• Zu viel auf einmal. Zehn Anwendungsfälle im ersten Monat heissen zehn halbe Ergebnisse.
• Das Werkzeug vorstellen statt der Aufgabe. Menschen übernehmen, was ihnen morgen eine Stunde spart, nicht eine Liste von Funktionen.
• Unklare Datenschutzregeln. Wer unsicher ist, nutzt Custodos entweder gar nicht oder gibt zu viel preis. Eine Seite Spielregeln verhindert beides.
• Ungeprüfte Ergebnisse. Ein einziger falscher Betrag in einer Mandantenmail kostet mehr Vertrauen als zehn gute Entwürfe bringen.
• Zu knappe Monatsbudgets im ersten Monat. Ist das persönliche Budget aufgebraucht, kann die Person nicht weiterarbeiten, bis ein Admin es erhöht oder der neue Monat beginnt. Setzen Sie Budgets erst, wenn Sie den Verbrauch kennen.
• Ein veraltetes Brain. Nennt der Chat einmal den alten Spesenansatz, fragt niemand mehr. Legen Sie fest, wer das Brain pflegt.

Nächste Schritte

Teilen Sie mit dem Team nach dem Kickoff die Seiten Gute Prompts schreiben und Datenschutz im Arbeitsalltag.