Ein Handbuch für das ganze Team
Legen Sie Reglemente und Abläufe in ein Brain, stellen Sie einen Agenten für die Fragen des Teams darauf und halten Sie das Handbuch aktuell.
«Wie hoch ist die Kilometerpauschale?», «Wer bewilligt Ferien?», «Was braucht es bei einem Neumandat?» Solche Fragen landen in kleinen Firmen immer bei denselben zwei Personen. Ein Handbuch in Custodos beantwortet sie rund um die Uhr, mit Quellenangabe, und die zwei Personen gewinnen Zeit.
Das Beispiel: Lea Keller baut für die 18 Mitarbeitenden der Kieselmatt Treuhand AG das Brain «Kanzleihandbuch» und einen Agenten «Fragen ans Handbuch».
Ablauf
Dokumente sammeln und aufräumen
Sammeln Sie, was das Team immer wieder nachfragt, zum Beispiel:
- Honorarordnung 2026 und Spesenreglement 2026
- Leitfaden Mandantenkommunikation
- Checkliste Neumandat
- Ferienregelung, Arbeitszeiten, IT und Zugänge
Nehmen Sie von jedem Dokument nur die gültige Fassung. Unterlagen über einzelne Personen, etwa Lohnlisten oder Beurteilungen, gehören nicht in ein Handbuch für alle. Wie Sie Dateinamen wählen, damit neue Versionen alte ersetzen, steht unter Ein gutes Brain aufbauen.
Das Brain anlegen
Öffnen Sie Company Brain und klicken Sie auf Brain erstellen.
- Name: Kanzleihandbuch
- Beschreibung: Honorare, Spesen, Mandantenkommunikation und Abläufe der Kanzlei. Verantwortlich: Lea Keller.
- Wer darf es nutzen? Alle im Workspace
- Personendaten in diesem Brain: Offen, weil das Handbuch allgemeine Regeln enthält und keine Mandatsdaten.
- Anweisungen unter Erweitert:
Dieses Brain enthält die internen Reglemente und Abläufe der Kieselmatt Treuhand AG. Beantworten Sie Fragen nur mit dem, was in den Dokumenten steht, und nennen Sie das Dokument und den Abschnitt. Steht etwas nicht drin, sagen Sie das klar und verweisen Sie an Lea Keller. Beträge in CHF. Schreiben Sie ss statt Eszett.
In neuen Chats automatisch aktiv lassen Sie aus. Das Team erreicht das Handbuch über den Agenten, und andere Chats bleiben schlank.
Quellen hinzufügen
Klicken Sie im Brain auf Quellen hinzufügen:
- Dateien hochladen für PDF, Word, Excel und PowerPoint, bis 20 MB pro Datei und 10 Dateien auf einmal.
- Text einfügen für kurze Regeln, die in keinem Dokument stehen, zum Beispiel «Ferienregelung 2026» oder «Wer bewilligt was».
- Google Drive oder Microsoft 365, wenn das Original dort gepflegt wird. Custodos prüft solche Dokumente regelmässig auf Änderungen.
Die Verarbeitung läuft im Hintergrund. Sie ist fertig, wenn alle Dokumente den Status Bereit haben. Sie kostet einmalig rund 0.5 Credits pro 20 Seiten.
Mit echten Fragen testen
Sammeln Sie zehn Fragen, die im letzten Monat wirklich gestellt wurden. Geben Sie jede auf der Seite des Brains unter Brain testen ein und prüfen Sie, ob die richtige Stelle gefunden wird. Mit Im Chat fragen sehen Sie die fertige Antwort samt Quellen.
Wird eine Antwort nicht gefunden, ergänzen Sie eine kurze Notiz mit Text einfügen, in den Worten, die Ihr Team benutzt. Wiederholen Sie den Test, bis mindestens neun von zehn Fragen stimmen.
Den Agenten erstellen
Öffnen Sie Agenten und klicken Sie auf Neuer Agent. Beschreiben Sie im Tab Erstellen, was er tun soll:
Ein Agent, der Fragen des Teams zu internen Reglementen beantwortet, etwa zu Spesen, Ferien, Arbeitszeit und dem Ablauf bei Neumandaten. Er antwortet kurz, nennt immer die Quelle und verweist an Lea Keller, wenn das Handbuch die Frage nicht beantwortet. Er erfindet keine Regeln.
Prüfen Sie danach im Tab Konfigurieren:
- Brains: Kanzleihandbuch
- Gesprächseinstiege, höchstens vier, zum Beispiel «Wie rechne ich Spesen für eine Kundenfahrt ab?», «Wie beantrage ich Ferien?», «Was gehört in die Checkliste bei einem Neumandat?»
- Websuche aus, denn Antworten sollen nur aus dem Handbuch kommen
- unter Freigabe: Mit Workspace geteilt
Testen Sie den Agenten in der Vorschau mit denselben zehn Fragen und klicken Sie auf Erstellen. Mehr zum Aufbau guter Anweisungen steht unter Gute Agenten bauen.
Dem Team vorstellen
Schicken Sie eine kurze Nachricht, zum Beispiel:
Neu in Custodos: Der Agent «Fragen ans Handbuch» beantwortet Fragen zu Spesen, Ferien, Arbeitszeit und Neumandaten, mit Quelle. Sie finden ihn unter Agenten. Fehlt eine Antwort oder stimmt etwas nicht, melden Sie es bitte Lea Keller, dann ergänzen wir das Handbuch.
Wer was darf
| Aktion | Kann nutzen | Kann bearbeiten | Wer das Brain erstellt hat |
|---|---|---|---|
| Im Chat und über den Agenten fragen | Ja | Ja | Ja |
| Dokumente hinzufügen, ersetzen, löschen | Nein | Ja | Ja |
| Name, Beschreibung und Anweisungen ändern | Nein | Ja | Ja |
| Freigabe, Datenschutzstufe, Brain löschen | Nein | Nein | Ja |
Mit Alle im Workspace kann jedes Mitglied das Handbuch nutzen. Geben Sie Kann bearbeiten nur den ein oder zwei Personen, die Inhalte pflegen. Ob Admins automatisch Zugriff haben, hängt von einer Einstellung des Workspace ab, siehe Teilen und Brain-Zugriff. Der Agent erweitert keinen Zugriff: Jede Person erhält nur Antworten aus Brains, die sie selbst lesen darf.
Aktuell halten
- Eine verantwortliche Person, in der Beschreibung des Brains genannt.
- Neue Fassungen unter demselben Dateinamen hochladen. Die alte Version wird dann automatisch ersetzt. Bei einem anderen Namen markieren Sie die alte mit Als ersetzt markieren.
- Monatlich 15 Minuten: Dokumente mit Fehler erneut verarbeiten, zwei Testfragen stellen, gemeldete Lücken als Notiz ergänzen.
- Übersicht prüfen: Nach grösseren Änderungen erstellt Custodos die Übersicht neu, sobald alles verarbeitet ist.
- Den Agenten nachschärfen: Gespeicherte Änderungen an den Anweisungen gelten sofort, auch in laufenden Chats mit dem Agenten.
Messen, ob es hilft
Custodos zeigt Admins auf der Seite Verbrauch Credits pro Mitglied und pro Modell, aber nicht, wie oft ein bestimmtes Brain oder ein Agent gefragt wurde. Messen Sie deshalb mit einfachen Mitteln:
| Was | Wie | Ziel |
|---|---|---|
| Qualität | Die zehn Testfragen einmal im Monat stellen | Mindestens neun richtige Antworten mit Quelle |
| Lücken | Gemeldete Fragen ohne Antwort zählen | Sinkt von Monat zu Monat |
| Entlastung | Die zwei Personen, die sonst gefragt werden, schätzen ihre Rückfragen pro Woche vorher und nachher | Deutlich weniger Rückfragen |
| Zufriedenheit | Eine Frage in der Teamumfrage: «Finden Sie Antworten zu internen Regeln schneller als vorher?» | Mehrheit sagt ja |
Die Anleitung für eine solche Umfrage steht unter KI im Team einführen.
Häufige Fragen
Vermutlich liegen zwei Fassungen des Dokuments unter verschiedenen Dateinamen im Brain. Markieren Sie die alte Fassung in der Dokumentliste mit Als ersetzt markieren. Sie bleibt lesbar, wird aber nicht mehr für Antworten verwendet.
Das Brain allein reicht, wenn Mitglieder es im Eingabefeld unter Brain selbst auswählen. Der Agent macht den Einstieg leichter: Er ist in der Liste der Agenten sichtbar, bringt Gesprächseinstiege mit und hat feste Anweisungen, etwa zum Verweis an die zuständige Person.
Ja. Mit dem Zugriff Alle im Workspace kann jede Person, die dem Workspace beitritt, das Brain und den geteilten Agenten sofort nutzen.
Ein Handbuch nennt meist nur, wer wofür zuständig ist. Unterlagen über einzelne Mitarbeitende, etwa Lohnlisten oder Beurteilungen, gehören in ein eigenes Brain mit eingeschränktem Zugriff oder gar nicht in Custodos. Siehe Datenschutz im Arbeitsalltag.