E-Mails und Termine mit Outlook

Mit Outlook verbunden durchsucht Custodos Ihre E-Mails, fasst Verläufe zusammen, legt Antworten als Entwurf in Ihrem Postfach ab und schlägt Termine vor. Gesendet wird nichts ohne Sie: Entwürfe schicken Sie selbst ab, Einladungen gehen erst nach Ihrer Bestätigung hinaus.

Das Beispiel: Andrea Sutter von der Holzwerk Brunner GmbH hat Lea Keller mehrmals zum Jahresabschluss 2025 geschrieben und bittet um eine Besprechung.

Bevor Sie beginnen

Outlook verbinden Sie für sich persönlich, nicht für den ganzen Workspace. Niemand sonst kann über Ihre Verbindung auf Ihr Postfach zugreifen.
Das gewählte Modell muss Werkzeuge unterstützen. Modelle mit dem Hinweis Ohne Web- und Brain-Suche, erstellt keine Dateien. können Outlook nicht nutzen.
Im Sicherheitsmodus und solange die Credits des Workspace aufgebraucht sind, kann das Modell nicht in Outlook suchen, lesen oder Entwürfe anlegen.

Ablauf

Outlook verbinden

Öffnen Sie über das Kontomenü die Kontoeinstellungen. Klicken Sie unter Verbundene Konten bei Outlook (Mail & Kalender) auf Verbinden und melden Sie sich bei Microsoft an. Alternativ finden Sie Outlook im Eingabefeld unter Hinzufügen.

In manchen Organisationen muss zuerst ein Microsoft-365-Administrator zustimmen. Custodos zeigt dann einen entsprechenden Hinweis und den Freigabe-Link für Administratoren, den Sie an Ihre IT weitergeben. Mehr dazu unter Outlook.

Den Verlauf finden und zusammenfassen

Grenzen Sie die Suche mit Absender, Thema und Zeitraum ein:

Suchen Sie in meinen E-Mails der letzten 30 Tage die Nachrichten von Andrea Sutter zum Jahresabschluss. Fassen Sie zusammen: Was fragt Frau Sutter, welche Unterlagen hat sie geschickt, was ist noch offen und bis wann? Nennen Sie zu jedem Punkt Datum und Betreff der Mail.

Während der Suche steht E-Mails werden durchsucht… in der Antwort, danach der Hinweis Outlook abgefragt. Prüfen Sie Daten und offene Punkte kurz in Outlook, bevor Sie darauf antworten.

Eine Antwort als Entwurf schreiben lassen

Für den richtigen Ton wählen Sie unter Brain das Brain mit Ihrem Leitfaden Mandantenkommunikation:

Schreiben Sie eine Antwort auf die letzte Mail von Andrea Sutter als Entwurf in Outlook. Halten Sie sich an den Leitfaden Mandantenkommunikation. Inhalt: Wir haben das Inventar erhalten, es fehlen nur noch die Leasingverträge der beiden Lieferwagen. Der Abschluss ist bis Ende Oktober fertig. Für die Besprechung erhält sie separat eine Einladung. Höchstens 120 Wörter, Sie-Form, ss statt Eszett.

Custodos legt die Antwort im Ordner Entwürfe Ihres Outlook ab, in der Regel als Antwort im selben Verlauf, und nennt den Link dazu. Öffnen Sie den Entwurf, lesen Sie ihn vollständig, prüfen Sie die Empfänger und senden Sie ihn selbst.

Einen Termin finden und vorschlagen

Schauen Sie in meinen Kalender für nächste Woche und nennen Sie drei freie Zeitfenster von einer Stunde zwischen 9 und 17 Uhr.

Ist ein Zeitfenster gewählt, bitten Sie um die Einladung und nennen Sie die Adressen:

Laden Sie Andrea Sutter ([email protected]) am 24. September um 14 Uhr zu einer einstündigen Besprechung zum Jahresabschluss ein, Ort: Büro Kieselmatt.

Custodos erstellt die Einladung nicht sofort. Es zeigt eine Karte Termineinladung bestätigen mit Betreff, Zeit, Ort, der Liste Einladungen an: und der Nachricht an die Eingeladenen. Erst mit Eintragen & Einladungen senden trägt Outlook den Termin ein und verschickt die Einladungen von Ihrem Konto. Danach öffnen Sie den Termin mit In Outlook öffnen.

Ein Termin ohne Eingeladene, etwa eine Erinnerung für Sie selbst, wird ohne Karte direkt in Ihren Kalender eingetragen.

Wichtige Mails im Brain ablegen

Soll eine Mail dem Team dauerhaft zur Verfügung stehen, zum Beispiel eine Vereinbarung mit dem Mandanten, importieren Sie sie in ein Brain. Öffnen Sie das Brain, klicken Sie auf Quellen hinzufügen und wählen Sie Outlook (Mail & Kalender). Suchen Sie die Mail und importieren Sie den Nachrichtentext, die Anhänge oder beides. Wählen Sie dafür ein Brain, dessen Zugriff zum Inhalt passt, siehe Ein gutes Brain aufbauen.

Was den Ablauf sicher macht

Funktion	Was sie hier leistet
Nur Ihr Postfach	Die Verbindung gehört Ihnen. Kolleginnen und Kollegen erreichen Ihr Postfach nicht, und Custodos erreicht kein anderes.
Nur Entwürfe	Custodos kann keine E-Mails senden. Antworten landen als Entwurf in Outlook.
Einladungen nach Bestätigung	Termine mit Eingeladenen gehen erst hinaus, wenn Sie auf der Karte bestätigen.
Pseudonymisierung	Mailtexte werden wie Anhänge geprüft. Im Modus Pseudonymisieren gehen erkannte Werte als Platzhalter an das Modell, im Entwurf stehen wieder die echten Werte. Im Modus Blockieren werden Mails mit geschützten Kennungen nicht gelesen.
Trennen jederzeit	In den Kontoeinstellungen beenden Sie die Verbindung mit Trennen.

Eine empfangene E-Mail kann Text enthalten, der wie eine Anweisung an eine KI formuliert ist. Custodos sendet nichts selbst, aber ein Entwurf kann dadurch Inhalte enthalten, die Sie nicht erwarten. Lesen Sie jeden Entwurf vollständig und prüfen Sie die Empfänger, bevor Sie ihn senden.

Grenzen

Pro Antwort sucht Custodos höchstens fünfmal, liest pro Mail höchstens rund 12'000 Zeichen und insgesamt höchstens rund 36'000 Zeichen aus Ihrem Postfach. Bei vielen oder langen Mails grenzen Sie nach Absender, Thema und Zeitraum ein.
Pro Antwort legt Custodos höchstens drei Entwürfe oder Termine an.
Ohne Zeitangabe liest Custodos den Kalender von heute bis in sieben Tagen.
Wurde Outlook verbunden, bevor Termine erstellt werden konnten, verbinden Sie es neu, damit Custodos in den Kalender schreiben darf.

Best Practices

Nennen Sie Absender, Thema und Zeitraum, statt «meine Mails» durchsuchen zu lassen.
Lassen Sie sich zu jeder Aussage Datum und Betreff nennen, dann prüfen Sie schneller.
Legen Sie Ihren Kommunikationsleitfaden in ein Brain und aktivieren Sie es für Antworten.
Schreiben Sie Adressen vollständig aus, wenn Sie Personen einladen.
Arbeiten Sie mit Mandatsdaten, prüfen Sie vorher, ob ein normaler Chat mit Pseudonymisierung dafür passt. Im Sicherheitsmodus arbeitet das Modell bewusst nicht mit Outlook.