Verträge prüfen und überarbeiten
Laden Sie einen Word-Vertrag hoch, lassen Sie ihn gegen Ihre Checkliste prüfen und erhalten Sie die Korrekturen als nachverfolgte Änderungen zurück.
Ein Vertrag soll an neue Honorare angepasst, gegen eine interne Checkliste geprüft oder mit einer früheren Fassung verglichen werden. Custodos liest den Vertrag, liefert eine nachvollziehbare Prüfung und schreibt die Korrekturen auf Wunsch als nachverfolgte Änderungen in Ihre Word-Datei. Briefkopf, Formatierung und Tabellen bleiben dabei erhalten.
Das Beispiel: Lea Keller von der Kieselmatt Treuhand AG passt den Mandatsvertrag mit der Holzwerk Brunner GmbH an die Honorarordnung 2026 an und prüft ihn gegen die Checkliste Neumandat.
Vorbereitung
- Word statt PDF. Custodos kann in einer Word-Datei (.docx) Text ändern. In einem PDF lassen sich nur Seiten entfernen, umstellen, drehen oder zusammenfügen, nicht die Formulierungen.
- Referenzen bereitlegen. Die Honorarordnung 2026 und die Checkliste Neumandat liegen bei Kieselmatt im Brain «Kanzleihandbuch». Alternativ hängen Sie sie als zweite und dritte Datei an.
- Sicherheitsmodus wählen. Der Vertrag enthält Mandatsdaten. Schalten Sie den Sicherheitsmodus in einem neuen Chat mit dem Schloss im Eingabefeld ein, bevor Sie die erste Nachricht senden. Bietet Ihr Workspace ihn nicht an, arbeiten Sie mit Pseudonymisierung.
Ablauf
Vertrag anhängen
Klicken Sie im Eingabefeld auf Hinzufügen und dann auf Datei anhängen, oder ziehen Sie die Datei in den Chat. Wählen Sie unter Brain das Brain mit Honorarordnung und Checkliste.
Erkennt Custodos im Vertrag Namen, Adressen oder Kontonummern, zeigt ein Hinweis unter dem Eingabefeld, wie viele. Firmennamen wie «Holzwerk Brunner GmbH» werden in der Regel nicht erkannt. Öffnen Sie die Liste über den Hinweis und ergänzen Sie den Namen mit Hinzufügen, dann geht er im ganzen Chat als Platzhalter an das Modell.
Zuerst prüfen lassen, noch nichts ändern
Trennen Sie Prüfung und Änderung. So sehen Sie jeden Vorschlag, bevor er im Dokument landet:
Im Anhang ist der Mandatsvertrag mit der Holzwerk Brunner GmbH. Prüfen Sie ihn gegen die Checkliste Neumandat und die Honorarordnung 2026 aus dem Brain. Ändern Sie noch nichts an der Datei.
Achten Sie besonders auf: Umfang des Mandats, Stundensätze und Pauschalen, Zahlungsfrist, Kündigungsfrist, Haftungsbegrenzung, Aufbewahrung der Unterlagen und Datenschutz.
Antworten Sie mit einer Tabelle: Nr., Punkt, Fundstelle im Vertrag (Ziffer und wörtliches Zitat), Befund, Vorschlag für die neue Formulierung. Schreiben Sie dazu, wenn die Checkliste oder die Honorarordnung zu einem Punkt nichts sagt.
Die Prüfung kontrollieren
Zurück kommt eine Tabelle, zum Beispiel: Ziffer 4.1 nennt noch den Stundensatz von 2025, Ziffer 9 enthält keine Regel zur Aufbewahrung, die Kündigungsfrist in Ziffer 11 weicht von der Checkliste ab.
Prüfen Sie jede Zeile:
- Steht das Zitat wirklich so im Vertrag? Suchen Sie es in Word.
- Stimmen Beträge und Fristen mit Honorarordnung und Checkliste überein? Die Quellen aus dem Brain erscheinen unter der Antwort und lassen sich öffnen.
- Fehlt ein Punkt, den Sie erwartet hätten? Fragen Sie nach: «Haben Sie die Regelung zur Mehrwertsteuer geprüft?»
Streichen oder korrigieren Sie Vorschläge im Chat, bevor Sie weitergehen.
Änderungen nachverfolgt einarbeiten lassen
Nennen Sie genau, welche Vorschläge in das Dokument sollen, und verlangen Sie nachverfolgte Änderungen:
Setzen Sie die Vorschläge 1, 2 und 4 als nachverfolgte Änderungen direkt im Vertrag um. Vorschlag 3 lassen Sie weg. Nehmen Sie keine weiteren Änderungen vor.
Während der Arbeit steht Word-Datei wird bearbeitet… in der Antwort. Danach erscheint unter der Antwort eine neue Datei zum Herunterladen, zum Beispiel «Mandatsvertrag-Holzwerk-Brunner-bearbeitet.docx». Ihre ursprüngliche Datei bleibt unverändert.
In Word annehmen oder ablehnen
Öffnen Sie die Datei in Word. Jede Änderung erscheint als Überarbeitung mit dem Autor «Custodos» oder dem Namen, den Ihr Workspace statt Custodos anzeigt. Gehen Sie die Änderungen einzeln durch, nehmen Sie sie an oder lehnen Sie sie ab. Achten Sie auf Querverweise und Begriffe, die an anderer Stelle im Vertrag definiert sind.
Was den Ablauf sicher macht
| Funktion | Was sie hier leistet |
|---|---|
| Pseudonymisierung | Namen, Adressen und Kontonummern gehen als Platzhalter an das Modell. In der bearbeiteten Datei stehen wieder die echten Werte. |
| Sicherheitsmodus | Nur das Modell, das Ihr Admin dafür gewählt hat, immer pseudonymisiert, keine Websuche, kein Original senden. |
| Nachverfolgte Änderungen | Jede Änderung ist sichtbar und wird erst mit Ihrer Zustimmung Teil des Vertrags. |
| Neue Datei | Das Original bleibt, wie es war. Das Ergebnis trägt in der Regel den Zusatz «bearbeitet» im Namen. |
| Technische Prüfung | Bevor die Datei erscheint, prüft Custodos, dass sie sich öffnen lässt. Den Inhalt prüfen Sie. |
Varianten
- Zwei Fassungen vergleichen. Hängen Sie beide Fassungen an und fragen Sie: «Listen Sie alle inhaltlichen Unterschiede zwischen Fassung A und Fassung B als Tabelle mit Ziffer, alt und neu.» Das Modell vergleicht Texte, es ist kein exaktes Vergleichswerkzeug. Für einen lückenlosen Abgleich nutzen Sie zusätzlich die Vergleichsfunktion von Word.
- Einen Lieferantenvertrag aus Ihrer Sicht prüfen. «Markieren Sie Klauseln, die für uns als Kundin ungewöhnlich oder nachteilig sind, und begründen Sie kurz.»
- Einen Arbeitsvertrag anpassen. Für die Bäckerei Mehlwerk GmbH etwa neue Arbeitszeiten eintragen, im Sicherheitsmodus, weil Lohn und Personalien drinstehen.
Grenzen
Best Practices
- Lassen Sie zuerst prüfen und erst danach ändern, jeweils in einer eigenen Nachricht.
- Verlangen Sie wörtliche Zitate als Fundstelle. So prüfen Sie schneller, und die Änderung trifft die richtige Stelle.
- Arbeiten Sie mit einem Vertrag pro Chat.
- Hinterlegen Sie Checkliste und Honorarordnung in einem Brain, statt sie jedes Mal anzuhängen.
- Wird dieselbe Prüfung regelmässig gebraucht, machen Sie daraus einen Agenten. Siehe Gute Agenten bauen.
Häufige Fragen
Schreiben Sie ausdrücklich «als nachverfolgte Änderungen» in Ihre Nachricht. Ohne diesen Wunsch werden Änderungen direkt in den Text geschrieben.
Nein. In einem PDF lassen sich nur Seiten bearbeiten. Custodos kann den Inhalt als neues Word- oder PDF-Dokument schreiben, das Layout des Originals geht dabei aber verloren. Fragen Sie, wenn möglich, nach der Word-Fassung.
Meist ist die Datei grösser als 4 MB, im alten .doc-Format oder aus Google Drive oder Microsoft 365 importiert statt direkt hochgeladen. Laden Sie eine .docx-Datei direkt hoch. Prüfen Sie auch, ob das gewählte Modell Dateien erstellen kann.
Custodos, oder der Name, den Ihr Workspace statt Custodos anzeigt. Das Modell selbst erscheint nie als Autor.
Nächste Schritte
Alle Möglichkeiten für Word, Excel, PowerPoint und PDF.
SicherheitsmodusWas der Modus zusichert und wie Sie ihn einschalten.
Offerten mit einem Agenten schreibenDie Honorarordnung im Alltag nutzen.
Datenschutz im ArbeitsalltagMandatsdaten, Pseudonymisierung und Berufsgeheimnis.