Quellen hinzufügen
Laden Sie Dateien hoch oder importieren Sie Webseiten, Notizen und Dokumente aus Google Drive, Microsoft 365 und Outlook, verarbeitet wird im Hintergrund.
Quellen sind die Dokumente, aus denen ein Brain antwortet. Jede Quelle wird in Text umgewandelt, erhält einen Titel und eine kurze Zusammenfassung und wird für die Suche aufbereitet. Erst danach steht sie auf Bereit und fliesst in Antworten ein.
Dateien hochladen
Menü öffnen
Öffnen Sie das Brain unter Company Brain und klicken Sie auf Quellen hinzufügen.
Dateien wählen oder hineinziehen
Klicken Sie auf Dateien hochladen, oder ziehen Sie Dateien direkt auf die Dokumentliste. Sie können viele Dateien auf einmal ablegen; sie werden in Paketen von 10 hochgeladen.
Verarbeitung abwarten
Über der Liste zeigt ein Balken, wie viele Dokumente verarbeitet sind. Sobald keine Datei mehr Lädt hoch… anzeigt, können Sie die Seite verlassen. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund weiter.
Welche Dateien gehen
| Art | Formate |
|---|---|
| Dokumente | PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx) |
| Tabellen | Excel (.xlsx, .xlsm, .xls), OpenDocument-Tabellen (.ods), CSV |
| Text | Text, Markdown, HTML, JSON, XML und viele weitere Text- und Code-Formate |
| Bilder | PNG, JPEG, WebP, GIF (nur in Brains mit Datenschutz Offen) |
Nicht lesbar sind unter anderem alte Office-Formate (.doc, .ppt), OpenDocument-Text und -Präsentationen (.odt, .odp), RTF, Pages und Numbers sowie HEIC-Fotos. Speichern Sie solche Dateien als .docx, .pdf oder .png.
Weitere Quellen
Webseite
Klicken Sie auf Webseite, geben Sie unter Adresse die URL ein und klicken Sie auf Importieren. Die Seite wird abgerufen, in Text umgewandelt und verarbeitet. Importieren lassen sich öffentlich erreichbare Webseiten sowie Text- und PDF-Dateien unter einer öffentlichen Adresse. Seiten, die eine Anmeldung oder JavaScript brauchen, liefern keinen Text.
Text einfügen
Für Notizen, E-Mail-Auszüge oder Richtlinien klicken Sie auf Text einfügen, geben einen Titel (optional) und den Text ein und klicken auf Hinzufügen. Der Text wird als eigenes Dokument gespeichert und lässt sich später bearbeiten.
Google Drive, Microsoft 365 und Outlook
Wählen Sie Google Drive. Ist Ihr Konto noch nicht verbunden, steht daneben verbinden…, und ein Klick startet die Verbindung. Danach öffnet sich der Auswahldialog von Google. Custodos sieht nur die Dateien, die Sie dort anklicken. Details unter Google Drive.
Für alle drei gilt: Die Verbindung ist persönlich, niemand sonst importiert über Ihr Konto. Ins Brain kommt nur der Text, die Originaldatei bleibt beim Anbieter. Importiert werden PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint- und Textdateien bis 20 MB. Dokumente aus Google Drive und Microsoft 365 lassen sich später aus der Quelle aktualisieren (Ein Brain pflegen).
Bilder und gescannte PDFs
Ein Foto vom Whiteboard, ein Screenshot einer Preistabelle oder ein eingescannter Vertrag enthält keinen auslesbaren Text. Solche Bilder und PDF-Seiten liest ein KI-Modell mit Bilderkennung: Es schreibt den Text ab, Tabellen als Tabellen, und beschreibt, was sonst zu sehen ist. Das Brain behält den Text, das Bild selbst nicht.
Dafür gilt:
- Nur in Brains mit Datenschutz Offen. Bildinhalte lassen sich nicht pseudonymisieren.
- Ein Admin muss ein Modell freigegeben haben, das Bilder lesen kann (Modelle und Regionen).
- Nur beim direkten Hochladen. Bei Importen aus Google Drive, Microsoft 365 oder Outlook werden Bilder und gescannte Seiten nicht gelesen.
- Es kostet Credits, weil für jedes Bild und jede Gruppe gescannter Seiten ein Modell arbeitet.
- Bei PDFs werden nur Seiten ganz ohne Text gelesen. Ein Diagramm auf einer Seite, die auch Text enthält, wird nicht erfasst.
Status und Kosten
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wird verarbeitet | Text, Titel und Zusammenfassung entstehen. In der Spalte steht Zusammenfassung folgt … |
| Bereit | Das Dokument ist durchsuchbar und wird im Chat verwendet. |
| Fehler | Die Verarbeitung ist fehlgeschlagen. Fahren Sie mit der Maus über den Status, um den Grund zu sehen. |
| Ersetzt | Eine neuere Version ist da. Das Dokument bleibt lesbar, wird aber nicht mehr für Antworten verwendet. |
- Kosten: «Verarbeitung zählt zum Verbrauch: ≈ 0.5 Credits pro 20 Seiten.» Verbucht wird bei der Person, die das Dokument hinzufügt.
- Keine Credits mehr: Dokumente werden trotzdem Bereit, nur ohne Zusammenfassung. Bilder und gescannte Seiten können dann nicht gelesen werden.
- Doppelte Dateien: Derselbe Inhalt wird im selben Brain nur einmal gespeichert. Eine Datei mit gleichem Namen und neuem Inhalt ersetzt die ältere Version automatisch.
- Vorübergehende Fehler versucht Custodos selbst erneut, bevor der Status auf Fehler bleibt.
Meldungen und was Sie tun können
| Meldung | Was Sie tun können |
|---|---|
| Datei zu gross (max. 20 MB). | Datei aufteilen oder verkleinern. |
| Dateityp wird nicht unterstützt. | Als .docx, .pdf oder .png speichern. |
| Die Datei konnte nicht gelesen werden. | Prüfen, ob die Datei beschädigt oder passwortgeschützt ist. |
| Die Datei enthält keinen lesbaren Text. | Bei einem Scan über 12 MB: Datei verkleinern oder aufteilen. |
| Vom Datenschutzmodus «Blockieren» abgewiesen (geschützter Wert erkannt). | Das Brain steht auf Streng. Wert entfernen oder ein anderes Brain wählen. |
| Bilder gehen nur in Brains mit Datenschutz «Offen», … | Bild in ein offenes Brain legen. |
| Gescannte PDFs gehen nur in Brains mit Datenschutz «Offen», … | Scan in ein offenes Brain legen. |
| Kein freigegebenes Modell kann Bilder lesen. … | Admin bitten, ein Modell mit Bilderkennung freizugeben, dann Erneut verarbeiten. |
| Das Credit-Guthaben ist aufgebraucht. … | Mit einem Admin klären, wann wieder Credits verfügbar sind, dann Erneut verarbeiten. |
| Ihr persönliches Monatsbudget ist aufgebraucht. Ein Admin kann es erhöhen. | Admin um ein höheres Budget bitten. |
| Der KI-Anbieter hat nicht geantwortet. Bitte später erneut verarbeiten. | Später Erneut verarbeiten wählen. |
| Zu viele Uploads in kurzer Zeit. Bitte kurz warten. | Einen Moment warten und die abgelehnten Dateien erneut hineinziehen. |
Erneut verarbeiten finden Sie im Menü Aktionen der Dokumentzeile.
Häufige Fragen
Meist ist die Seite nicht öffentlich erreichbar, verlangt eine Anmeldung, baut ihren Inhalt erst mit JavaScript auf oder liefert ein Format, das sich nicht importieren lässt (zum Beispiel ein Bild). Laden Sie die Seite in diesem Fall als PDF herunter und laden Sie die Datei hoch.
Grundsätzlich speichert das Brain den Text. Ausnahme: Word-Dateien (.docx) und Excel-Dateien (.xlsx) bis 4 MB, die Sie direkt hochladen, behalten ihr Original. Das erlaubt Original herunterladen und Im Chat bearbeiten. Bilder und Scans werden nach dem Lesen gelöscht. Bei Importen aus der Cloud bleibt das Original beim Anbieter.
Grosse Importe werden nacheinander abgearbeitet, und lange PDFs oder Scans brauchen mehr Zeit. Die Seite aktualisiert sich von selbst. Bleibt ein Dokument ungewöhnlich lange hängen, versucht Custodos es automatisch erneut.